La globalización del mercado y el Covid-19 han hecho que trabajar de forma presencial sea cada vez más complicado por el volumen de empleados, los continuos desplazamientos por negocios, la internacionalización de las empresas y, por supuesto, la seguridad. Pero no por esto debes dejar que tu productividad se vea afectada, dale la vuelta a la tortilla y busca alternativas a los métodos tradicionales.

Las nuevas tecnologías pueden ser tu gran aliado, ambos términos (internacionalización y avance tecnológico) son grandes aliados que se retroalimentan. Las empresas no podrían internacionalizarse a tal velocidad sin la ayuda de determinadas herramientas y, de la misma forma, éstas no tendrían utilidad si no pretendiéramos estar continuamente conectados con otros usuarios.

Pero, ¿Qué pasa a la hora de tener que trabajar de forma remota? Si tu objetivo es interactuar con personas que se encuentran en diferentes localizaciones o espacios físicos, te recomendamos las sesiones de co-creación virtuales.

 

	 Aprende a estructurar y facilitar sesiones de cocreación virtuales

 

¿Qué es una sesión de co-creación?

Un proceso mediante el cual un grupo comparte ideas, soluciona problemas y toma decisiones de manera conjunta, con el fin de alcanzar un objetivo común.

Estas nos ayudan a la hora de detectar problemas u oportunidades, recibir nuevas perspectivas o solucionar retos no evidentes. De esta forma, al contar con la opinión de nuestro equipo, ganaremos su aceptación e incrementaremos su compromiso y consecuente aceleración del proceso de implementación, además las decisiones tomadas serán de mayor calidad por tener en cuenta diferentes puntos de vista.

Roles de los integrantes de la cocreación

En estas sesiones se encuentran dos perfiles: el facilitador y los participantes.

La figura del facilitador es esencial, se encargará de diseñar y liderar la sesión para mantener a todos los participantes conectados, garantizando su interacción de forma equitativa para generar espacios democráticos durante la toma de decisiones. De la misma forma, vigilará el proceso para que se cumplan a tiempo los objetivos y garantizar el funcionamiento de la sesión manteniendo la energía de los participantes.

Pero las cosas se complican cuando estas sesiones deben realizarse de forma virtual, ya que la comunicación podrá verse afectada.

Organización de la sesión virtual de co-creación

Para evitar cualquier tipo de contratiempo, lo mejor es prevenirlo y tener la sesión lo más preparada posible. Para ello, dividiremos esta preparación en 3 partes:

  1. Pre-trabajo: 

Hay que definir el personal y el material que necesitaremos según nuestros objetivos. Habitualmente, en las co-creaciones un facilitador por cada 12 participantes es suficiente, pero por las dificultades extra de la co-creación virtual, recomendamos que haya siempre más de 2 facilitadores. Así, cada uno podrá desempeñar diferentes roles, como responsable de desarrollo o interlocutor y como responsable técnico.

También deberás tener en cuenta cómo se va a desarrollar tu dinámica. De forma 100% remota, donde todos los miembros se encontrarán en lugares diferentes y se conectan de forma individual. O si será parcialmente remota, donde habrá un equipo reunido en el mismo espacio físico y se conectará con otro equipo en remoto. Estos son los más difíciles de controlar, por lo que el facilitador deberá prestar especial atención a que todos los miembros participen.

Al mismo tiempo, deberemos tener en cuenta detalles, como la posible diferencia horaria entre los participantes. En este caso, se recomienda la rotación del horario para favorecer a todos los asistentes por igual. O si las actividades se van a desarrollar sincrónica o asincrónicamente junto a su trabajo previo.

  1. Diseño de la sesión:

Una vez sepamos las actividades a desarrollar, definiremos las herramientas necesarias, las cuales se recomienda comunicar a los participantes para que se puedan familiarizar con ellas. Según cuáles sean tus objetivos, te traemos algunos ejemplos:

  • Para facilitar el pensamiento visual, encontrarás Mural o Miro.
  • Si lo que quieres es compartir contenido, prueba con Google Drive y Dropbox.
  • La organización de la información y tareas es esencial, no dejes que se te escape nada con Trello o Basecamp.
  • Para garantizar una correcta comunicación en tiempo real prueba Zoom, Skype y GoToMeeting, pero si no existe coincidencia temporal, Slack y Whatsapp serán tus mejores aliados.
  1. Sesión:

Para asegurar el correcto desarrollo de la sesión, también deberás tener en cuenta otros factores. Para conseguir la participación de todos los individuos, establece una línea de pensamiento a seguir y las reglas a respetar, es decir construye una mentalidad grupal en torno a unos valores comunes. Las dos reglas de oro a respetar en toda co-creación, virtual o presencial, son:

  • Nunca critiques otras ideas, esto sólo conseguirá frenar la participación y creatividad del individuo: “si lo que voy a decir va a estar mal, mejor no digo nada”. Escuchar y considerar todas las aportaciones fomentará la seguridad psicológica.
  • Mantén la mentalidad del “sí y…”. Construye sobre otras ideas para llegar a una más robusta y de mayor valor.

Alcanza estos objetivos haciendo un balance entre la divergencia o generación de ideas y la convergencia, organización, filtrado, evaluación y priorización de estas. Un truco para conseguirlo es plantear los problemas a modo de pregunta: ¿Cómo? ¿De qué manera? De esta forma, facilitarás la generación de argumentos.

Como nuestro objetivo es conseguir la participación de todos los miembros del equipo, deberemos calcular el tiempo necesario para su correcto desarrollo. Por lo general, se requerirán 2 minutos por cada intervención de los participantes, pero cuantos más participantes, más tiempo se necesitará, al igual que si los miembros no se conocen entre ellos necesitarán presentarse, lo que supondrá una demora adicional. Para evitar complicaciones, te recomendamos calcular siempre un “tiempo colchón”.

El último factor a tener en cuenta es el control de los participantes. Te recomendamos utilizar los recursos que ofrecen las herramientas, como “Small room” de Zoom, pequeños grupos de discusión donde el facilitador podrá aislar temporalmente a determinados integrantes de forma controlada.

¿Cómo conducir una sesión de co-creación virtual?

Una vez conoces las herramientas disponibles y factores a tener en cuenta, fijemos la estructura de la sesión para facilitar su desarrollo.

  1. Bienvenida y explicación del objetivo y proceso de la reunión:

Introduce a cada facilitador de forma dinámica e informal, por ejemplo puedes utilizar fotografías personales que describan hobbies o características suyas.

De la misma forma, permite a los participantes que se presenten, así tendréis una primera toma de contacto. Por ejemplo, puedes hacerlo utilizando los post-its de mural. De esta forma, combinarás diferentes herramientas, lo que no solo permitirá una primera toma de contacto con ellas, sino que dinamizará el ejercicio.

  1. Ejercicio de calentamiento:

Una vez os conozcáis, realiza un ejercicio de calentamiento. Puedes proponer un reto divertido para animar a los participantes (relacionado o no con el tema de la dinámica). Tras terminar, dedica 5 minutos a recibir su feedback.

  1. Divergencia

Ha llegado el momento de lanzar el primer reto de la co-creación, la divergencia o creación de ideas. Puedes utilizar herramientas como lluvia de ideas, flor de loto, imágenes…

  1. Convergencia

Una vez tengas todas las ideas, agrupa, evalúa y vota las mejores entre todos los miembros.

  1. Cierre

Por último, evalúa el resultado de la co-creación y define los pasos a seguir en el futuro frente a las ideas elegidas.

Tips y recomendaciones

Y recuerda, para que la co-creación se desarrolle según lo previsto:

  • Asegura la calidad de conexión de los participantes, evitarás pérdidas de información y falta de participación o interacción.
  • Pide a los asistentes que ingresen con la cámara y micro encendidos, podrás tener una primera toma de contacto más cercana y el lenguaje no verbal te permitirá adelantarte a posibles problemas durante la sesión.
  • Prepara con anterioridad los formatos requeridos, tanto para que los participantes puedan familiarizarse con ellos como para evitar problemas técnicos.
  • Define con claridad los criterios de selección para asegurar la correcta interpretación de la sesión.

Las sesiones de co-creación te permitirán generar y optimizar nuevas ideas de forma rápida y eficiente gracias a la cooperación de tu equipo sin barreras de espacio o tiempo. ¡Hazte ya con nuestro Toolkit de Facilitación, para empezar a optimizar tus sesiones de co-creación y conseguir mejores resultados!